Cara Merespon Keluhan Public dalam Surat Pembaca

How To Response Surat Pembaca? 

Dalam penulisan naskah public relation kali ini kita akan mempelajari materi tentang surat pembaca. Apa itu surat pembaca? tentunya kita sudah sering mendengar dan pernah membaca tentang surat pembaca. Surat pembaca adalah surat yang ditulis oleh pembaca yang dimuat dalam surat kabar/koran, tabloid,  atau majalah yang berisi tanggapan, kritik, saran, keluhan, ajakan,  imbauan, dan lain-lain. 

Surat pembaca merupakan surat terbuka yang isinya dapat dibaca oleh siapa saja, dan dapat ditujukan kepada lembaga, pemerinahan, perusahaan, kantor, perorangan, kelompok, dan organisasi. Biasanya apa yang disampaikan oleh masyarakat dalam surat pembaca bertanya tentang sesuatu yang tidak pernah mendapat  respon saat menanyakannya. Surat pembaca ditulis dalam kalimat yang pendek, langsung kepokok permasalaha yang dimaksud.  

Surat pembaca yang telah dikirimka ke media cetak online atau koran akan diseleksi terlebih dahulu. karena pihak media tentunya akan memilih mana surat pembaca yang akan diterbitkan di media tersebut.  tetapi, bagi petugas PR yang perlu dipelajari yaitu tentang How To Response surat kabar? karena petugas PR harus merespon setiap keluahan atau masalah yang telah disampaikan oleh konsumen atau masyarakat dalam surat pembaca tersebut.  adapun teknis dalam merespon surat pembaca yang perlu diperhatikan oleh penulis atau PR yaitu sebagai berikut :

1.  Read (Membaca)

Pada bagian ini sangat penting bagi PR untuk menyelidiki, dan mengetahui apa saja keluhan atau masalah yang disampaikan oleh masyarakat melalui media cetak atau media sosial.  karena sebelum merespon masyarakat, tentunya seorang PR harus update informasi terlebih dahulu tentang masalah apa yang sedang ia selesaikan.

2.  Identifikasi
Dibagian ini berkaitan dengan masalah. kareana PR harus merumuskan terlebih dahulu apa saja hal-hal yang detail. untuk mencari informasi tentang masalah tersebut perlu mengidentifikasi dengan memperhatikan 5 W+1H.

3.  Crosscheck
Dalam bagian ini petugas PR Must Know Everything. Karena petugas PR harus tahu semua hal, tetapi wajib bisa. maksudnya adalah PR tidak boleh terlalu cepat memberikan stagment ke media pers, cetak, atau sosial.  PR harus menfklasifikasi terlebih dahulu tentang masalah apa yang terjadi. stagment PR pun tidak boleh berbohong. Inilah pentingnya teknik crosscheck dalam merespon hal-hal yang ada/tertulis di surat pembaca.

4.  Solution

ini adalah bagian akhir dalam teknik merespon surat pembaca yang perlu dilakukan oleh seorang PR. Karena permasalahan yang terjadi dapat diselesaikan dengan menghubungi terlebih dahulu konsumen/masyarakat secara personal berkaitan dengan apa yang telah ditulisnya di media koran tentang keluhannya. Setelah diselesaikan secara personal.  PR baru bisa menyelesaikannya dengan merespon keluhan/masalah tersebut melalui press release atau press conference.